Noutăți Ticketing: mementouri, răspunsuri programate și căsuță poștală Microsoft 365 nelimitată
6
minut
07/08/2026
Zoltán Kéri
Când am introdus modulul Flowyer Ticketing, căutam o soluție pentru o problemă zilnică de birou: cum să gestionăm cererile care sosesc în căsuța poștală centrală astfel încât să fie întotdeauna clar cine se ocupă de ele, care este stadiul comunicării cu clientul și dacă mai sunt necesare acțiuni.
Ticketing transformă astfel e-mailurile primite în tichete urmărite, atribuite responsabililor, organizează mesajele aferente în fire de conversație și face comunicarea cu clienții transparentă prin statuturi clare.
Modulul a evoluat de atunci. L-am extins cu trei funcții noi care adaptează și mai mult gestionarea corespondenței la munca zilnică de birou: se pot seta mementouri pentru tichete, trimiterea răspunsurilor poate fi programată în avans, iar acum se pot conecta un număr nelimitat de căsuțe poștale Microsoft 365 la sistem.
Mementouri: Flowyer vă anunță când trebuie să vă ocupați din nou de o cerere
Este o situație frecventă ca biroul să trimită un e-mail clientului și apoi să aștepte un răspuns. După câteva zile, corespondența poate fi ușor trecută cu vederea, mai ales când între timp sosesc zeci de noi cereri, termene și sarcini.
În astfel de cazuri, problema nu este neapărat că nu este înregistrată comunicarea, ci că cineva trebuie să țină minte că trebuie să se ocupe din nou de acest tichet peste câteva zile.
Acesta este rolul noilor mementouri pentru tichete.
Se poate seta un moment specific pentru orice tichet și se poate stabili, de asemenea, cărui coleg îi este adresat mementoul. Când momentul stabilit sosește, Flowyer notifică colegul vizat atât în sistem, cât și prin e-mail.
Astfel, de exemplu, chiar la trimiterea răspunsului se poate seta ca, dacă clientul nu răspunde în trei zile lucrătoare, sistemul să reamintească agentului vineri dimineața să facă un follow-up.
Nu este nevoie să creați o intrare separată în calendar, să faceți o notă sau să țineți minte la ce corespondență trebuie să reveniți. Mementoul este legat direct de tichetul la care se referă acțiunea ulterioară.
Sarcina rămâne astfel acolo unde are loc și comunicarea.
Trimiterea răspunsurilor programate: scrieți acum, trimiteți mai târziu
Nu toate e-mailurile trebuie trimise atunci când sunt redactate.
Se poate întâmpla, de exemplu, să terminați un răspuns seara, dar să nu doriți ca clientul să-l primească târziu în noapte. Alteori, un mesaj trebuie să ajungă la o anumită dată sau oră.
În Ticketing, pe lângă trimiterea imediată, acum se poate seta în avans momentul exact al trimiterii răspunsului.
E-mailul poate fi redactat în Flowyer ca înainte, dar în loc să fie trimis, se poate specifica ziua și ora la care sistemul să-l transmită clientului.
Astfel, colegul poate redacta răspunsul când are timp, iar clientul îl primește când este momentul potrivit.
Mesajul programat rămâne în firul de conversație până la trimitere, unde este clar vizibil momentul planificat al trimiterii. Dacă ceva se schimbă între timp, e-mailul poate fi modificat înainte de trimitere sau trimiterea programată poate fi anulată.
Aceasta este deosebit de practică pentru munca în afara orelor de program: momentul redactării e-mailului nu determină când ajunge la client.
Ticketing nu mai este doar despre căsuța poștală centrală
Cea mai semnificativă schimbare nu este o singură funcție nouă, ci extinderea Ticketingului în sine.
Sistemul a fost inițial conceput în principal pentru gestionarea cererilor sosite pe adresa centrală a biroului – de exemplu, info@, office@.
De acum, un birou poate conecta un număr nelimitat de căsuțe poștale Microsoft 365.
Aceasta înseamnă că, pe lângă adresa centrală, căsuțele poștale Microsoft 365 ale colegilor pot fi, de asemenea, conectate la Flowyer. Un birou nu este astfel obligat să gestioneze comunicarea doar printr-o singură căsuță poștală comună ca tichete.
Fiecare coleg își poate conecta propria căsuță poștală la sistem în câțiva pași, iar e-mailurile primite pot fi gestionate în același sistem transparent, bazat pe tichete.
Astfel, rolul Ticketingului se extinde semnificativ: pe lângă gestionarea adresei centrale de contact cu clienții, poate fi utilizat pentru organizarea întregii corespondențe bazate pe Microsoft 365 a biroului.
În timp ce fiecare căsuță poștală rămâne separată, gestionarea lor poate fi integrată într-un sistem unitar.
Cine poate vedea ce căsuță poștală?
La conectarea mai multor căsuțe poștale, este evident o întrebare esențială cine are acces la diferitele corespondențe.
Nu este scopul ca o căsuță poștală personală a unui coleg să devină automat vizibilă pentru toți angajații biroului.
De aceea, în Flowyer, accesul poate fi reglementat separat pentru fiecare căsuță poștală.
Biroul poate stabili cine poate vedea tichetele unei anumite căsuțe poștale:
- pe baza rolului, de exemplu avocații sau asistenții;
- personal, prin desemnarea colegilor specifici.
În ambele cazuri, pot fi selectate mai multe roluri sau mai multe persoane.
Administratorul biroului și proprietarul căsuței poștale respective au în continuare acces la căsuța poștală, în timp ce ceilalți colegi pot vedea tichetele doar dacă au primit permisiunea.
Astfel, o adresă comună de tip office@ poate fi disponibilă, de exemplu, pentru întreaga echipă de asistenți, în timp ce un avocat poate avea acces doar la propria căsuță poștală și la colegii desemnați de el.
Gestionarea unitară a corespondenței nu înseamnă că toată lumea vede toată corespondența.
Tot mai puține lucruri de ținut minte
Noile funcții par să atingă trei domenii diferite la prima vedere, dar de fapt servesc același scop: reducerea organizării manuale asociate comunicării cu clienții.
Mementourile asigură că un follow-up ulterior nu este uitat.
Trimiterea răspunsurilor programate separă momentul redactării și trimiterii e-mailului.
Căsuțele poștale Microsoft 365 nelimitate permit gestionarea corespondenței mai multor colegi din birou în același sistem urmărit, cu permisiuni stabilite pentru fiecare căsuță poștală.
Flowyer Ticketing nu mai ajută doar la gestionarea căsuței poștale centrale, ci face întreaga comunicare prin e-mail a biroului mai transparentă și organizată.
Dacă utilizați deja Flowyer, noile funcții Ticketing sunt disponibile în secțiunea Comunicare.
Iar dacă nu sunteți încă utilizator Flowyer, dar doriți să vedeți cum poate fi făcută comunicarea prin e-mail a biroului mai transparentă și urmărită, încercați Flowyer timp de 14 zile sau solicitați o prezentare personală!
