Termeni generali de utilizare a serviciilor

Denumirea companiei furnizorului de servicii: Flowyer LegalTech LLC
Sediul furnizorului de servicii: Alíz utca 6, Clădirea A, Aripa B, Etajul 1, Ușa 6, 1117 Budapesta, Ungaria
Cod fiscal: 25556584-2-43
Număr de înregistrare la Registrul Comerțului: 13-09-181128
Contact: support@flowyer.eu

Client: Entitatea juridică specificată în formularul de comandă, acționând în nume propriu sau în numele unei organizații fără personalitate juridică, care utilizează serviciile disponibile la www.flowyer.eu.

Furnizor de servicii: Flowyer LegalTech LLC, Alíz utca 6, Clădirea A, Aripa B, Etajul 1, Ușa 6, 1117 Budapesta, Ungaria

Software: Sistemul de gestionare administrativă a practicii juridice operat de Furnizorul de servicii, accesibil la www.flowyer.eu.

Acord: Confirmarea pregătită de Furnizorul de servicii și trimisă exclusiv electronic Clientului pe baza comenzii. Termenii generali de utilizare a serviciilor și Politica de confidențialitate acceptate electronic de Client fac parte din Acord.

Perioadă: Durata de 6 luni sau 1 an asumată de Client în comandă.

Google LLC asigură o disponibilitate minimă de 99,95% (https://cloud.google.com/appengine/sla) pentru Software. Datele sunt stocate în două copii în Frankfurt, cu copii de siguranță zilnice menținute în Belgia timp de un an. Spre deosebire de stocarea datelor, fișierele încărcate sunt gestionate utilizând un sistem de control al versiunilor, operat de asemenea în Frankfurt. Fișierele șterse sau suprascrise accidental pot fi restaurate cu până la 90 de zile retroactiv.
Deși nu a avut loc nicio întrerupere de la lansarea Softwareului, răspunderea Furnizorului de servicii nu se extinde la întreruperile sau pierderile de date cauzate de următoarele:
• Circumstanțe aflate în afara controlului Furnizorului de servicii (forță majoră), inclusiv, dar fără a se limita la orice acțiune guvernamentală, război, rebeliune, sabotaj, conflict armat, embargo, incendiu, inundație, atacuri aeriene sau alte tulburări, indisponibilitatea, perturbarea sau întârzierea telecomunicațiilor sau serviciilor terților, atacuri de viruși sau hackeri, defecțiuni ale softwareului terților (software de comerț electronic, sisteme de plată, sisteme de chat, statistici) sau indisponibilitatea materiilor prime, serviciilor, energiei și echipamentelor.
• Perturbări ale infrastructurii internaționale de internet, de ex. probleme cu sistemul DNS (Domain Name Services).
• Defecțiuni ale sistemului sau perioade de nefuncționare aflate în afara supravegherii și controlului Furnizorului de servicii.
• Erori de livrare a e-mailurilor sau webmailului.
• Întreruperi ale serviciului DNS în scopuri de extensie.
• Defecțiuni neașteptate ale sistemului în ciuda finalizării complete de către Furnizorul de servicii a sarcinilor de întreținere și monitorizare.
Furnizorul de servicii nu își asumă nicio răspundere pentru daunele rezultate din utilizarea Softwareului.

Solicitările, feedbackul și rapoartele de erori legate de Software trebuie trimise electronic prin e-mail la support@flowyer.eu. Echipa de servicii clienți va răspunde în cel mult trei zile lucrătoare și va iniția procesarea raportului.

Suportul telefonic este disponibil numai pentru probleme urgente, în zilele lucrătoare între orele 9:00 și 18:00, la +36 70 583 7315.

Lucrările de specialitate necesare pentru investigarea erorilor sunt gratuite, cu condiția ca problema să fie dovedită ca fiind o defecțiune a softwareului sau cauzată de o deficiență atribuibilă Furnizorului de servicii.

Softwareul este compatibil cu orice computer care rulează cel puțin Windows 7 și este echipat cu cea mai recentă versiune a browserelor Mozilla Firefox sau Google Chrome (cu cookie-urile și JavaScript activate implicit). Deși Softwareul poate funcționa pe alte browsere, funcționalitatea completă este garantată doar pe aceste două browsere. Pentru o afișare optimă, se recomandă o rezoluție de cel puțin 1280 de pixeli lățime. Deși Softwareul este bazat pe browser și nu necesită instalare, Furnizorul de servicii poate, în viitor și ca răspuns la nevoile clienților, dezvolta add-on-uri opționale instalabile pentru confort. Aceste add-on-uri vor fi puse la dispoziția Clienților în mod gratuit.

Toate informațiile de pe site-ul web al Furnizorului de servicii (descrieri de produse, texte informative, imagini, grafice), precum și structura grafică și tehnică și funcționalitatea site-ului, sunt proprietatea exclusivă a Furnizorului de servicii în calitate de titular al drepturilor de autor. Acestea sunt pe deplin protejate de legislația privind drepturile de autor conform Legii LXXVI din 1999. Utilizarea, prelucrarea, copierea, distribuirea sau stocarea acestui material fără consimțământul explicit scris al titularului drepturilor de autor constituie o încălcare a legii drepturilor de autor și poate avea consecințe juridice. Informațiile de pe site-ul web al Furnizorului de servicii pot fi descărcate, afișate și tipărite gratuit pentru uz personal. Pentru utilizare comercială, vă rugăm să solicitați o ofertă oficială sau o declarație de la Furnizorul de servicii.

Părțile sunt supuse răspunderii penale pentru informațiile clasificate de care iau cunoștință înainte și în timpul executării Acordului. Niciuna dintre părți nu are dreptul de a divulga sau partaja alte informații confidențiale, cu excepția elementelor esențiale ale Acordului, cum ar fi identitatea Părților, obiectul Acordului, suma compensației sau orice prevederi a căror divulgare este impusă de lege.

Informațiile legate de Acord și de executarea acestuia, sau informațiile despre Părți, în special privind funcționarea sau organizarea acestora, care ajung în cunoștința sau posesia lor, sau sunt altfel aflate și nu sunt accesibile public, inclusiv fapte, date, planuri, documente, proceduri (denumite în continuare: date), sunt considerate secrete comerciale. Divulgarea unor astfel de informații ar putea prejudicia interesele oficiale, comerciale sau de altă natură ale Părților.

Obligația de confidențialitate pentru informațiile clasificate obligă ambele Părți chiar și după expirarea sau încetarea contractului din orice motiv, pe durata clasificării. Pentru alte secrete sau informații confidențiale care decurg din Acord sau în timpul executării acestuia, Părțile trebuie să acționeze în conformitate cu legislația în vigoare la momentul încheierii acordului.

Clientul este responsabil pentru toate acțiunile efectuate sub numele său de utilizator și pentru păstrarea în siguranță a parolei care îl protejează. Furnizorul de servicii nu poartă nicio răspundere în acest sens.

Softwareul include următoarele funcții independente bazate pe inteligență artificială (IA):

A) Anonimizatorul de documente

Descrierea serviciului
Anonimizatorul de documente este o funcție proprietară dezvoltată de Furnizorul de servicii care recunoaște și anonimizează datele personale și sensibile din documentele juridice. Serviciul funcționează printr-o combinație de recunoaștere a tiparelor bazată pe reguli și un model lingvistic pre-antrenat. Modelul lingvistic rulează exclusiv în mod de inferență și nu învață din datele Clientului și nu se modifică pe baza acestora.

Prelucrarea și stocarea datelor
a) Anonimizatorul de documente rulează exclusiv pe servere situate în Uniunea Europeană. Nu are loc niciun transfer de date în afara Uniunii Europene în timpul procesului de anonimizare.
b) Documentele încărcate sunt șterse automat și permanent la finalizarea procesării. Furnizorul de servicii nu arhivează, salvează sau stochează documentele.
c) Furnizorul de servicii declară că nu utilizează documentele încărcate sau conținutul acestora pentru antrenarea sau dezvoltarea modelelor de IA.

Limitările serviciului
a) Pe baza măsurătorilor noastre, Anonimizatorul de documente este capabil să recunoască datele personale și sensibile cu o eficiență aproape de 100%. Cu toate acestea, Furnizorul de servicii nu garantează completitudinea anonimizării în toate cazurile, în special pentru:
• date în formate sau configurații neobișnuite,
• text încorporat ca imagini (limitări OCR),
• documente cu codificare incorectă a caracterelor sau corupte.
b) Clientul este obligat să revizuiască documentul anonimizat înainte de utilizare și să verifice că anonimizarea a fost efectuată într-o măsură adecvată scopului propus.
c) Furnizorul de servicii exclude răspunderea pentru orice daune rezultate din utilizarea de către Client a documentului anonimizat fără verificare prealabilă.

Dezvoltare continuă și sistem de feedback
a) Furnizorul de servicii dezvoltă continuu capacitățile de recunoaștere ale Anonimizatorului de documente. Limba maghiară este în continuă evoluție – noi prenume devin înregistrabile, apar noi expresii și formate – prin urmare, este necesară ajustarea periodică a sistemului pentru a menține o acuratețe ridicată a recunoașterii.
b) Furnizorul de servicii oferă o funcție de feedback pe interfața anonimizatorului prin care Clientul poate raporta:
• date personale nerecunoscute (fals negativ),
• elemente identificate incorect care nu constituie de fapt date personale (fals pozitiv).
c) Feedbackul trimis este plasat într-o coadă care este revizuită de experții IA ai Furnizorului de servicii. Acolo unde este justificat, Furnizorul de servicii ajustează sistemul de anonimizare pe baza feedbackului.
d) Prelucrarea datelor legată de funcția de feedback: Feedbackul trimis de Client este utilizat exclusiv în scopul îmbunătățirii serviciului. Furnizorul de servicii utilizează fragmentele de text specifice conținute în feedback doar în formă anonimizată sau generalizată pentru dezvoltarea sistemului și nu stochează sau utilizează direct documentele originale ale Clientului în scopuri de antrenare.

B) Asistent IA (Integrare ChatGPT)

Descrierea serviciului
Asistentul IA este un serviciu bazat pe modelul lingvistic GPT dezvoltat și operat de OpenAI, pe care Furnizorul de servicii îl pune la dispoziție prin integrare API. Serviciul generează răspunsuri bazate pe text pe baza instrucțiunilor text (prompturi) furnizate de Client.

Contul propriu OpenAI al Clientului
a) Pentru a utiliza funcția Asistentului IA, Clientul trebuie să dețină un cont OpenAI propriu și o cheie API, pe care le înregistrează în sistemul Flowyer.
b) Clientul utilizează serviciile OpenAI direct, în numele și pe responsabilitatea sa proprie. Flowyer oferă exclusiv o interfață tehnică pentru accesarea API-ului OpenAI.
c) Relația juridică dintre Client și OpenAI este guvernată de termenii de serviciu și politica de confidențialitate ale OpenAI. Clientul este obligat să revizuiască și să accepte acești termeni la crearea contului OpenAI.
d) Furnizorul de servicii nu se califică drept persoană împuternicită în relația cu OpenAI și nu este responsabil pentru practicile de prelucrare a datelor ale OpenAI.

Transferul și prelucrarea datelor
a) La utilizarea Asistentului IA, prompturile furnizate de Client sunt transferate către serverele OpenAI LLC (SUA) în scopul generării răspunsurilor, prin cheia API proprie a Clientului.
b) Începând cu 1 martie 2023, OpenAI nu utilizează oficial datele trimise prin API pentru antrenarea modelelor de IA.
c) OpenAI aplică setarea Zero Data Retention, asigurând că OpenAI nu stochează prompturile și răspunsurile dincolo de procesul de generare.
d) Prompturile trimise și răspunsurile generate nu sunt stocate permanent în sistemul Flowyer. Cu toate acestea, șabloanele de prompturi (butoane rapide) create de Client sunt stocate în sistemul Flowyer pentru a oferi o funcție de confort.

Limitările serviciului și limitarea răspunderii
a) Clientul recunoaște că Asistentul IA funcționează pe un model probabilistic și:
• poate conține inexactități sau informații eronate,
• poate genera afirmații care diferă de realitate (așa-numita „halucinație"),
• poate să nu fie capabil să recunoască contextul sau intenția în toate cazurile.
b) Furnizorul de servicii nu oferă nicio garanție privind acuratețea, completitudinea, actualitatea sau adecvarea pentru un scop particular a conținutului generat de Asistentul IA.
c) Conținutul generat de Asistentul IA (Output) servește exclusiv ca punct de plecare și instrument auxiliar. Outputul nu înlocuiește consultanța juridică calificată sau judecata profesională juridică.
d) Clientul este obligat să revizuiască și să verifice profesional tot conținutul generat de Asistentul IA înainte de utilizare.
e) Clientul își asumă întreaga responsabilitate pentru utilizarea Outputului și pentru deciziile luate pe baza acestuia.
f) Furnizorul de servicii exclude răspunderea pentru orice daune rezultate din utilizarea de către Client a conținutului generat de Asistentul IA fără verificare prealabilă.

C) Prevederi comune

Protecția privilegiului avocat-client
a) Clientul garantează că a obținut consimțământul expres și prealabil necesar de la clientul său pentru prelucrarea datelor care se califică drept privilegiu avocat-client în Software, în conformitate cu Secțiunea 10(4)(c) din Legea LXXVIII din 2017 privind Exercitarea Profesiei de Avocat (Üttv.).
b) Furnizorul de servicii se angajează să trateze confidențial orice informație care se califică drept privilegiu avocat-client de care ia cunoștință.

Drepturi de proprietate intelectuală
a) Clientul păstrează toate drepturile de proprietate intelectuală cu privire la conținutul încărcat de Client.
b) Furnizorul de servicii renunță la toate drepturile potențiale asupra conținutului generat de serviciile IA în favoarea Clientului.

Conformitate cu Regulamentul UE privind IA
a) Clientul recunoaște că, atunci când utilizează serviciile IA, interacționează cu un sistem de inteligență artificială.
b) Furnizorul de servicii monitorizează continuu cerințele Regulamentului (UE) 2024/1689 al Uniunii Europene privind Inteligența Artificială (Regulamentul IA) și se angajează să asigure conformitatea cu legislația aplicabilă.

The following provisions shall apply to the Document Handover Share function.

1. Purpose of the function

The Document Handover Share is an additional function of the Software that enables the Customer, or an attorney, law firm or other authorised user acting on behalf of the Customer, to make certain documents or document folders relating to a matter available to external persons in a restricted, logged and read-only manner.

The purpose of the function is to enable the secure handover, viewing and downloading of documents by persons who do not have a user account in the Software. The use of this function shall not constitute the granting of full access to the Software and shall not confer on the Recipient any right to upload, modify, delete, edit or otherwise dispose of any document or data.

2. Definitions

For the purposes of this section:
Issuing Attorney means the Customer, or the attorney, law firm or authorised user acting in the name and on behalf of the Customer, who or which makes a document, document folder or a defined set of documents relating to a matter available through the Document Handover Share function.
Recipient means the natural person, or the natural person acting on behalf of an organisation, to whom the Issuing Attorney grants access through the Document Handover Share function.
Share means the access created by the Issuing Attorney, identified by a unique identifier, limited in time or unlimited in duration, and granting read-only access.
Share Link means the unique, non-guessable URL connected to the Share, which in itself does not grant access, but may be used together with the verification process linked to the Recipient’s e-mail address.
Verification Code means the one-time, time-limited identification code sent to the e-mail address provided by the Recipient, which is required in order to open the Share.

3. Subject matter and scope of the Share

The Issuing Attorney may share a specific file or an entire document folder through the Share. Where a document folder is shared, the Share shall, unless otherwise determined by the Issuing Attorney, also include the subfolders contained therein and their full contents.

The Recipient shall in each case have access to the current version of the relevant file as valid in the Software from time to time. If the Issuing Attorney uploads a new version of a file in the Software, the Recipient shall see the current version upon the next opening of the Share.

The Share shall extend only to the files, folders and contents specified therein. On the basis of the Share, the Recipient shall not acquire access to any other data of the matter, other matter-related items, internal interfaces of the Software, other data of the Customer or any administrative functions of the Software.

4. Responsibility of the Issuing Attorney

The Issuing Attorney shall be responsible for ensuring that the Share is created, the Recipient is selected, the Recipient’s e-mail address is provided, and the scope of the shared documents is determined on the basis of an appropriate legal ground, authorisation and professional assessment.

The Issuing Attorney shall be responsible in particular for ensuring that the Share does not infringe the rules applicable to attorney-client privilege, the protection of personal data, trade secrets, classified information, or any other confidentiality, procedural or contractual obligations applicable to the given matter.

The Service Provider shall provide the technical operation of the Share, but shall not examine or review which document is made available by the Issuing Attorney, to which Recipient, for what purpose and for what duration.

5. Access by the Recipient and obligation to accept the terms

The Recipient may access the Share through the Share Link contained in the invitation e-mail. After opening the Share Link, the Recipient shall provide the e-mail address to which the Verification Code is to be sent. Access shall be conditional upon the successful entry of the Verification Code.

The Share Link and the Verification Code together serve to identify the Recipient and restrict access. Knowledge of the Share Link alone shall not create any right of access.

Before first accessing the shared documents, the Recipient shall be required to review and expressly accept the Service Provider’s then-current terms of use and privacy notice. Such acceptance shall be recorded in relation to the specific Share and the given Recipient. In the absence of such acceptance, the Recipient shall not be entitled to view or download the shared documents.

6. Confidentiality and security obligations of the Recipient

The Recipient shall treat the Share Link, the Verification Code, and the documents and information accessed through the Share as confidential. The Recipient shall refrain from disclosing, forwarding, publishing, transferring or otherwise making available the Share Link, the Verification Code or the browser session used for access to any unauthorised third party.

The Recipient acknowledges that the documents accessible through the Share may contain attorney-client privileged information, personal data, trade secrets, procedural information or other confidential information. The Recipient may use the shared documents solely for the purpose for which they were made available to them and shall comply with all confidentiality and data protection obligations applicable to the given matter, legal relationship or proceeding.

The Recipient shall be liable for any damage, infringement or unauthorised access resulting from their failure to handle the Share Link, the Verification Code or the downloaded documents with due care.

7. Logging

The Recipient acknowledges that access and security events relating to the Share are logged by the Software. The purposes of logging are to ensure the verifiability of access, to prevent and investigate misuse, to operate the Share securely, and to support the establishment, exercise or defence of legal claims by the Issuing Attorney and the Customer.

Logging may cover, in particular, the following events: sending of a Verification Code, successful or unsuccessful code verification, locking of access, acceptance of the terms of use and privacy notice, opening of folder contents, downloading of a specific file, initiation of a ZIP download, expiry of the Share, and revocation of the Share.

A log entry may contain, in particular, the exact time of the event, the Recipient’s e-mail address, the type of event, the identifier and name of the affected file or folder, the IP address, browser user-agent data and the unique event identifier.

The Recipient acknowledges that the logged events may be made available to the Issuing Attorney through the relevant interface of the Software.

8. Access and download certificates

The Software may provide the Issuing Attorney with the possibility to download a summary export of log entries relating to the Share, or a separate certificate for individual events. Such certificate may contain the material details of the relevant event, including in particular the details of the Issuing Attorney or law office, the data required to identify the matter, the Recipient’s e-mail address, the name of the affected file or folder, the time of the event, the IP address, user-agent data, the event identifier, and a technical fingerprint generated from the event data.

The purpose of the certificate is to document the relevant access or download event retrospectively. The technical fingerprint serves to verify the integrity of the data appearing in the certificate. The certificate shall not constitute a public deed and shall not replace any service, notification or evidentiary rules applicable in the relevant proceeding; however, the Issuing Attorney or the Customer may use it in connection with the establishment, exercise or defence of legal claims.

9. Expiry, revocation and termination of access

The Share shall be available until the expiry date determined by the Issuing Attorney or, in the absence thereof, until the default period set in the system. The Issuing Attorney shall be entitled to revoke the Share at any time, modify its expiry date or reactivate the Share, where the functions of the Software allow this.

Upon expiry or revocation of the Share, the Recipient’s access right shall cease. On the basis of an expired or revoked Share, the Recipient shall not be entitled to view or download the shared documents. Revocation of the Share may also result in the termination of active access sessions.

Expiry or revocation of the Share shall not affect the retention of lawfully created log entries, access data and certificates, where such retention is necessary on the basis of the legitimate interests or legal obligations of the Customer, the Issuing Attorney or the Service Provider, or for the establishment, exercise or defence of legal claims.

10. Role of the Service Provider

In operating the Document Handover Share function, the Service Provider acts as a technical service provider in accordance with the Customer’s instructions. The Service Provider does not inspect, evaluate, modify or determine the content of the shared documents, nor does it determine which document or folder the Issuing Attorney makes available to which Recipient.

The Service Provider provides the technical measures required for the operation of the Share, including in particular the creation of the unique Share Link, the sending and verification of the Verification Code, the management of the access session, logging, the provision of download access and, where supported by the function, the technical preparation of ZIP downloads.

In respect of personal data affected by the Share, the Service Provider shall, unless otherwise provided, act as a processor on the basis of the instructions of the Customer as controller. The Service Provider may act as an independent controller only in respect of data processing that is necessary for the fulfilment of its own legal obligations, the enforcement of its information security interests, the maintenance of its service relationship, or the establishment, exercise or defence of its legal claims.

11. Limitation of liability

The Service Provider shall not be liable where the Issuing Attorney creates a Share for an incorrect or inappropriate Recipient, provides an incorrect e-mail address, shares an inappropriate document or folder, or creates the Share in breach of any statutory, professional, contractual or confidentiality obligation applicable to the given matter.

The Service Provider shall not be liable for circumstances falling within the Recipient’s sphere of control, including in particular the unauthorised use of the Recipient’s e-mail account, the forwarding of the Share Link or Verification Code by the Recipient, the inadequate security of the Recipient’s device or browser, or the further handling by the Recipient of documents downloaded by them.

Matters not regulated in this section shall be governed by the other provisions of the General Terms and Conditions, as applicable.

Părțile declară că toate comunicările legate de acest Acord vor fi efectuate în scris. Tarifele afișate pe site-ul web și în Acord nu includ TVA. Clientul acceptă ca Furnizorul de servicii să poată utiliza numele și logo-ul său ca referință pe site-ul web. Părțile contractante convin să rezolve orice dispute pe cale amiabilă prin negocieri directe. În caz de eșec, părțile se supun jurisdicției exclusive a instanței competente pentru sediul social al Furnizorului de servicii în toate litigiile.