Nouă dezvoltare: încărcare fișiere clienți, în sfârșit simplu
3
minut
31/10/2025
Sándor Turucz
Care este problema cu atașamentele prin e-mail?
În practica avocaturii, ne bazăm zilnic pe atașamentele e-mailurilor primite de la clienți – acestea însă cauzează frecvent probleme:
multe sau mari atașamente trebuie trimise fragmentat, în mai multe e-mailuri, astfel încât atașamentele se pot duplica, amesteca sau lipsi;
fișierele primite trebuie organizate manual în dosarul cazului respectiv;
în cazul fișierelor cu același nume (ex. „scanare.pdf”) trebuie redenumite pentru a nu se suprascrie.
Rezultat: administrare consumatoare de timp și gestionare riscantă a documentelor.
Soluție: Cerere de fișiere Flowyer
Cea mai recentă dezvoltare Flowyer rezolvă aceasta dintr-un singur pas: puteți crea un link de cerere de fișiere la nivel de caz și dosar prin care clientul poate încărca un număr nelimitat de documente – rapid și sigur.
Avantaje cheie pe scurt:
Conținut dosar invizibil: deținătorul linkului poate doar încărca, lista dosarelor nu este vizibilă pentru client.
Notificări imediate: pentru fiecare încărcare, e-mail și mesaj intern de sistem.
Conformitate GDPR: poate fi afișat avizul de prelucrare a datelor al biroului, acceptarea acestuia poate fi obligatorie.
Gestionare versiuni: fișierul cu același nume încărcat ulterior nu suprascrie pe cel vechi – toate versiunile sunt păstrate.
Flux de lucru simplu: Dosar → Acțiuni → Partajare pentru încărcare → copiere sau trimitere link.
Cum funcționează pas cu pas?
Crearea unui dosar în cadrul cazului
Dacă nu există un dosar, creați-l (introduceți numele → Salvare). Dosarul apare imediat în listă.
Generarea linkului de cerere de fișiere
În meniul Acțiuni al dosarului, selectați opțiunea „Partajare pentru încărcare”.
– Cu un singur clic, puteți copia linkul sau introduce o adresă de e-mail, iar sistemul îl va trimite în locul dvs.
– Opțional, puteți scrie un mesaj personalizat clientului.
Încărcare de către client
Clientul accesează interfața de încărcare făcând clic pe link:
– tragerea sau selectarea fișierelor;
– introducerea numelui;
– dacă ați activat, acceptarea avizului de prelucrare a datelor este obligatorie.
Notificări și verificare
Veți primi notificare imediată prin e-mail și în Flowyer despre încărcare. Fișierele sunt plasate direct în dosarul corespunzător al cazului.
Siguranță și conformitate (GDPR)
Minimizarea accesului: deținătorul linkului poate doar încărca, nu vede conținutul dosarului.
Aviz de prelucrare a datelor: poate fi afișat pe partea clientului; acceptarea poate fi obligatorie.
Trasabilitate: sistemul înregistrează cine și când a încărcat; poate fi verificat ulterior dacă este necesar.
Păstrarea versiunilor: pentru a evita disputele ulterioare, toate versiunile sunt păstrate.
Gestionarea versiunilor, în practică
Flowyer gestionează versiunile încărcărilor. Dacă clientul încarcă ulterior un fișier cu același nume (ex. contract actualizat), nu se suprascrie. Sistemul creează o nouă versiune, astfel:
este clar cine și când a încărcat,
se pot compara modificările de conținut ale fișierelor,
se poate reveni la orice versiune anterioară.
Acest lucru este deosebit de util pentru proiectele de contracte, versiunile actualizate ale probelor, documentele convenite.
Scenarii tipice de utilizare
La inițierea mandatului: cererea de identificare a clientului, împuternicire, documente personale, atașamente obligatorii.
Negociere extrajudiciară: colectarea versiunilor succesive ale documentelor fără duplicare.
Proceduri judiciare: încărcarea organizată, cu dată și versiune, a probelor și atașamentelor.
Tranzacții imobiliare: foi de proprietate, contracte de vânzare, certificate energetice, fotografii, rapoarte.
Clienți corporativi: depunerea sigură a fișierelor noi din cercurile interne de aprobare.
Întrebări frecvente
Clientul vede dosarul meu?
Nu. Deținătorul linkului poate doar încărca, listarea nu este posibilă pentru el.
Ce se întâmplă cu fișierele cu același nume?
Sistemul creează o versiune, nu suprascrie. Toate versiunile sunt păstrate.
Sistemul poate trimite linkul clientului?
Da. În fereastra Partajare pentru încărcare se poate introduce adresa de e-mail; Flowyer îl trimite în locul dvs. Linkul poate fi de asemenea copiat.
Pot face obligatorie acceptarea avizului de prelucrare a datelor?
Da. Se poate seta ca încărcarea să aibă loc doar după acceptare.
Concluzie
Funcția de cerere/încărcare de fișiere Flowyer înlocuiește haosul atașamentelor prin e-mail: cu un singur clic, puteți crea un link de încărcare la nivel de caz și dosar, clientul nu vede conținutul dosarului, dvs. primiți imediat notificări despre încărcări, iar sistemul păstrează toate versiunile. Rezultat: mai puțină administrare, risc redus, mai mult control – direct în dosarul cazului.
