Modul de verificare a sancțiunilor și PEP în Flowyer: due diligence dintr-o singură căutare
minut
26/05/2026
Zoltán Kéri
Due diligence-ul pentru clienții avocaților nu se mai limitează la înregistrarea datelor clienților. Regulile privind prevenirea spălării banilor, listele de sancțiuni și reglementările privind persoanele expuse politic impun o povară administrativă tot mai mare pentru firmele de avocatură.
Verificarea unui client sau a unei părți adverse poate avea loc în mai multe baze de date diferite: lista ONU, lista de sancțiuni financiare ale UE, lista OFAC, registrele PEP și, dacă este cazul, datele naționale de sancțiuni din Ungaria. Verificarea acestora separat este consumatoare de timp, greu de documentat și, în cazul unui audit ulterior, este adesea dificil să se reconstituie exact când, ce și cu ce rezultat a fost examinat de firmă.
Noul modul de verificare a sancțiunilor și PEP din Flowyer simplifică acest proces: permite verificarea clienților, adversarilor sau altor persoane și organizații implicate din toate sursele de date relevante, dintr-o singură interfață de căutare.
O căutare, cinci baze de date
Noul modul gestionează în prezent datele din cinci surse principale:
- lista de sancțiuni ONU,
- lista de sancțiuni financiare ale UE,
- lista de sancțiuni OFAC,
- lista PEP care conține persoane expuse politic,
- lista națională de sancțiuni din Ungaria.
Sistemul caută în aproximativ 80.000 de înregistrări active. Aceasta înseamnă că, în practica avocațială, nu este necesar să se deschidă interfețe separate, să se utilizeze logici de căutare diferite și să se documenteze manual rezultatele. Flowyer efectuează verificarea dintr-o singură căutare comună.
Se poate căuta după nume, fragment de nume sau cod fiscal
Este suficient să introduceți în câmpul de căutare numele, fragmentul de nume, aliasul sau – acolo unde este disponibil – codul fiscal al clientului, adversarului sau altei persoane implicate.
Modulul suportă mai multe moduri de căutare:
Căutare insensibilă la diacritice
Căutarea implicită ignoră accentele și caracterele speciale. Astfel, de exemplu, o căutare „Milosevic” poate returna un rezultat chiar dacă numele apare în baza de date sub forma „Milošević”.
Potrivire exactă
Poate fi utilă atunci când firma dorește să caute în mod specific un nume, o companie sau un identificator concret.
Căutare fuzzy
Sistemul poate oferi rezultate relevante chiar și în cazul unor mici greșeli de tastare. Acest lucru este deosebit de important pentru numele internaționale, transcrieri sau în cazurile în care datele disponibile nu sunt complet exacte.
Căutarea este asistată de o tastatură internațională de caractere, care suportă introducerea de caractere slave, vest- și est-europene, chirilice și arabe. Numele chirilice pot fi căutate și în formă transliterată în ASCII, astfel încât sistemul poate lucra cu mai multe moduri de scriere.
Panou detaliat de rezultate
Rezultatele căutării nu apar doar ca o listă de nume. Panoul de detalii din partea dreaptă oferă informații de ansamblu despre fiecare rezultat.
Pe panou pot apărea, printre altele:
- numele complet și transcrierea ASCII,
- tipul listei, de exemplu, ONU, UE, OFAC, PEP sau lista maghiară,
- aliasuri,
- clasificare ca persoană fizică sau juridică,
- data includerii pe listă,
- denumirea programului de sancțiuni,
- în cazul PEP, funcția deținută,
- cod fiscal, adresă sau datele beneficiarului efectiv, dacă sunt disponibile,
- data ultimei actualizări a înregistrării.
Acest lucru este important deoarece avocatul nu trebuie doar să vadă dacă există un rezultat, ci și ce fel de rezultat este, din ce sursă provine și cât de relevant este pentru cazul respectiv.
Verificare asociabilă cu clientul și cazul
Unul dintre cele mai importante avantaje practice ale modulului este că rezultatul căutării nu rămâne o informație separată. Rezultatul poate fi asociat direct cu clientul și cazul respectiv.
Acest lucru este deosebit de util în funcționarea biroului de avocatură, deoarece documentația due diligence-ului nu continuă să existe în dosare separate, capturi de ecran sau note manuale, ci este legată de fișa clientului și dosarul cazului.
În cazul unei verificări ulterioare, control intern sau întrebări din partea autorităților, se poate regăsi astfel când, de către cine și pe baza căror date a fost efectuată verificarea de către birou.
Raport PDF cu un singur clic
Flowyer poate genera un raport oficial de verificare în format PDF din rezultatul căutării.
Raportul poate include:
- datele de identificare,
- rezultatele conform listelor verificate,
- detaliile rezultatelor,
- referința legislativă la Pmt.,
- data verificării și rezultatul documentat.
Acest lucru este deosebit de valoros atunci când biroul trebuie să demonstreze, în cadrul unui audit, al unei solicitări din partea autorităților sau al unui control intern, că due diligence-ul a avut loc.
Jurnal de audit și regăsire pe 8 ani
Modulul înregistrează automat fiecare căutare în baza de date proprie a biroului respectiv. Aceasta nu este doar o istorie de căutare simplă, ci o evidență auditabilă.
Sistemul creează așa-numitul „frozen snapshot” al rezultatelor. Aceasta înseamnă că se poate reconstrui ulterior ce a văzut avocatul în momentul verificării. Acest lucru este deosebit de important deoarece listele de sancțiuni și PEP sunt în continuă schimbare: persoane și organizații pot fi adăugate, eliminate, unele date pot fi modificate.
Scopul Flowyer este ca biroul să poată demonstra nu doar că a căutat, ci și ce informații exacte erau disponibile la momentul respectiv.
Verificările anterioare pot fi vizualizate și pe o pagină separată. Aici se poate filtra, de exemplu, după perioadă, angajat, client sau rezultat. Datele pot fi exportate în format Excel, oferind un rezumat ușor de procesat în cazul unei cerințe de audit sau control intern. De asemenea, se poate genera un export PDF în format de tip certificat la nivel de client.
Actualizare automată zilnică
Sursele de date internaționale sunt actualizate automat zilnic în orele dimineții.
Înregistrările eliminate nu sunt șterse fizic, ci sunt trecute în statut de ștergere soft. Motivul este auditabilitatea: într-o verificare anterioară poate fi important ca datele care erau active sau vizibile atunci să poată fi regăsite ulterior.
Integrare OpenSanctions și verificare dublă
Modulul dispune și de integrare cu OpenSanctions.org. Acolo unde este posibilă conformitatea tehnică, butonul „Deschide sursa originală” duce direct la profilul entității respective.
Acest lucru este util din două puncte de vedere. În primul rând, avocatul poate verifica rapid sursa externă originală. În al doilea rând, oferă posibilitatea unei verificări duble, adică rezultatul afișat în Flowyer poate fi verificat și într-o bază de date externă, cunoscută.
Gestionarea PEP-urilor conform regulilor Pmt.
Verificarea persoanelor expuse politic necesită o atenție specială. Lista PEP din Flowyer se bazează pe surse de date Wikidata și gestionează prim-miniștri, miniștri, membri ai parlamentului și alte persoane expuse politic pe țări.
Sistemul ia în considerare și perioada de grație de un an: cei care ies din funcție rămân în statut PEP pentru încă un an. Statuturile PEP expirate sunt gestionate automat zilnic de sistem, în timp ce snapshoturile asociate verificărilor anterioare sunt păstrate.
Gestionarea drepturilor de acces adaptată la funcționarea biroului
Regulile de acces ale modulului sunt adaptate la funcționarea biroului de avocatură.
Căutarea generală și jurnalul de audit sunt disponibile pentru utilizatorii biroului. Asocierea verificărilor cu clientul sau cazul poate fi efectuată doar de utilizatorul care a efectuat căutarea.
Această soluție sprijină atât munca zilnică a biroului, cât și gestionarea controlată a drepturilor de acces.
Funcționare multilingvă
Modulul este disponibil în cinci limbi: maghiară, engleză, germană, italiană și română. Aceasta se aplică nu doar interfeței utilizatorului, ci și documentelor PDF și Excel exportate.
Acest lucru poate fi deosebit de util pentru birourile care lucrează cu clienți internaționali, parteneri străini sau au o funcționare internă multilingvă.
Ce înseamnă aceasta în practică pentru avocat?
Principalul avantaj al noului modul de verificare a sancțiunilor și PEP este că due diligence-ul nu apare ca o administrare manuală separată, ci ca parte integrantă a evidenței clienților și cazurilor din Flowyer.
Avantajele practice sunt bine măsurabile:
- dintr-o singură căutare pot fi verificate mai multe baze de date,
- se reduce timpul alocat căutării manuale,
- rezultatul este documentat automat,
- verificarea poate fi asociată cu clientul și cazul,
- se poate regăsi ulterior ce a văzut biroul în momentul verificării,
- în cazul unui audit, se poate genera export PDF și Excel,
- sistemul sprijină actualitatea surselor de date prin actualizare zilnică.
O verificare medie nu mai înseamnă deschiderea mai multor pagini web separate, căutări separate și salvări manuale, ci un proces documentat de câteva secunde.
Mai puțină administrație, conformitate mai puternică
Verificarea sancțiunilor și PEP este o sarcină în care rapiditatea nu este suficientă. La fel de importantă este regăsirea, documentarea și capacitatea biroului de a demonstra ulterior că due diligence-ul a fost realizat.
Noul modul Flowyer oferă asistență practică în acest sens: aduce într-un singur loc căutarea, înregistrarea rezultatelor, jurnalul de audit și generarea de rapoarte.
Astfel, nu doar că puteți efectua verificarea mai rapid, dar aveți și un suport probatoriu mai puternic pentru cazul în care trebuie să demonstrați ulterior că due diligence-ul clientului a avut loc.
