Flowyer Programare - clienții își completează singuri agenda săptămânii viitoare, fără corespondență prin e-mail
9
minut
21/04/2026
Sándor Turucz
Programarea tradițională este una dintre cele mai epuizante sarcini ale unui birou de avocatură. Un nou client este interesat de o consultație, secretariatul sună înapoi, trimite trei propuneri de întâlnire, clientul răspunde cu o a patra, între timp calendarul este în mișcare, și abia după al patrulea e-mail se reușește stabilirea întâlnirii. În timp ce o singură consultație de 45 de minute este rezervată, în fundal se consumă 15-20 de minute de administrație - și pot trece câteva zile. Un birou obișnuit poate astfel consuma 2-3 ore pe săptămână, iar lunar chiar o jumătate de zi de muncă doar pentru corespondența prin e-mail.
Modulul Flowyer Programare elimină exact acest lucru: clientul își alege singur intervalul liber potrivit din disponibilitatea predefinită de dumneavoastră, iar sistemul se ocupă automat de tot restul - confirmare, reamintire, sincronizare calendar, gestionare anulări. Nu mai trebuie să faceți schimb de e-mailuri pentru programări.
De ce este important acest lucru pentru fiecare birou de avocatură?
Din perspectiva clientului unui serviciu juridic, un apel neefectuat, un e-mail fără răspuns, o programare complicată generează incertitudine în decizie. Clientul care se hotărăște în weekend să își rezolve problema poate pierde ușor elanul dacă trebuie să aștepte până luni dimineață pentru un apel înapoi. Programarea online nu înseamnă că trebuie să fiți mereu disponibil - dimpotrivă: înseamnă că din disponibilitățile strict setate de dumneavoastră, clientul poate rezerva oricând, iar dumneavoastră interacționați cu sistemul doar când verificați calendarul în timpul programului de lucru.
Rezultatul temporal este elocvent: în timp ce o programare tradițională prin e-mail durează în medie 2-3 zile (și generează 4-6 mesaje), o rezervare online durează 1-2 minute și se finalizează cu un singur e-mail de confirmare.
Cum funcționează Flowyer Programare?
Modulul oferă o interfață de rezervare online, accesibilă la o adresă URL proprie (de exemplu, flowyer.hu/booking/kovacs-ugyvedi-iroda) și - dacă doriți - poate fi integrată în site-ul propriu al biroului printr-un scurt fragment de cod HTML.
Din perspectiva clientului, sunt doar trei pași:
Deschide pagina de rezervare și alege cu ce avocat dorește să se întâlnească (dacă este permis), și dacă consultația va avea loc personal sau prin apel video online.
Alege din calendar intervalul liber potrivit - sistemul arată în timp real când este disponibil avocatul (sau biroul) în cadrul setărilor predefinite de dumneavoastră.
Introduce datele de bază și o scurtă descriere a cazului, apoi trimite rezervarea cu un singur clic.
În fundal, Flowyer trimite automat un e-mail clientului și dumneavoastră, iar după confirmare sincronizează evenimentul în toate calendarele conectate: în calendarul intern Flowyer, în calendarul dumneavoastră Google sau Microsoft 365 - și sub formă de link clicabil în calendarul propriu al clientului.
Principalele șapte avantaje ale Programării
1. Degrevarea secretariatului și economisirea reală de timp
Cea mai vizibilă schimbare este dispariția e-mailurilor de du-te-vino. Clientul își alege singur timpul potrivit, sistemul rezervă imediat și generează aceeași confirmare pentru toată lumea. Nu mai există neînțelegeri, nu mai există întâlniri promise în două locuri, nu mai există apeluri uitate. Un birou obișnuit poate economisi astfel 2-3 ore pe săptămână în administrație - lunar, aceasta poate elibera chiar o jumătate de zi de muncă, care poate fi dedicată sarcinilor substanțiale ale biroului.
2. Calendar mereu actualizat, fără conflicte
Când un client rezervă un interval, acesta este imediat introdus și în calendarul dumneavoastră, astfel încât două întâlniri nu se pot suprapune niciodată, chiar dacă nu vă organizați ziua din Flowyer.
3. Mai puține anulări și mult mai puține „no-show"
În momentul rezervării, sistemul trimite un e-mail imediat clientului, iar cu 24 de ore înainte de întâlnire un reamintitor automat. Această funcție aparent simplă reduce dramatic numărul de absențe - conform statisticilor internaționale, chiar cu 30-40%. Clientul poate adăuga întâlnirea în calendarul propriu (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar - chiar și cu fișier .ics) din e-mail cu un singur clic, astfel încât nicio consultație nu se pierde din cauza unei întâlniri uitate.
4. Consultație personală și online - flexibil
Pe interfața de rezervare, clientul poate alege dacă dorește să viziteze personal biroul dumneavoastră sau să solicite consultația prin apel video online. Dumneavoastră decideți ce opțiune susține biroul - sau chiar ambele. Pentru apel video, sistemul solicită linkul apelului (Teams, Zoom, Google Meet - ce utilizați de obicei) la confirmare și îl include automat în e-mailul de confirmare trimis clientului. Clientul nu trebuie să caute nimic: se poate conecta cu un singur clic la momentul potrivit.
5. Aspect adaptat la identitatea biroului
Programarea nu este o interfață străină, șablonată, care nu se potrivește cu identitatea biroului. Este complet personalizabilă: puteți alege din schemele de culori predefinite (albastru, indigo, violet, roz, portocaliu, chihlimbar, smarald, teal, cian, ardezie), dar poate fi setată și cu culori proprii de brand - inclusiv gradientul, culoarea de fundal, culoarea textului și chiar gradul de rotunjire. Astfel, interfața de rezervare apare în designul potrivit site-ului dumneavoastră, fie încorporată, fie pe o pagină separată.
6. Funcționare multilingvă și pentru clienți străini
Modulul este disponibil în cinci limbi: maghiară, engleză, germană, italiană și română. Interfața se schimbă automat în limba browserului clientului, dar limba poate fi schimbată manual cu un singur clic. Toate e-mailurile automate (confirmare, reamintire, anulare) sunt trimise de asemenea în limba corespunzătoare - și fiecare șablon de e-mail poate fi editat individual, astfel încât să puteți oferi clienților străini o comunicare exact așa cum o doriți pentru clienții maghiari.
7. Clientul modifică și anulează independent - în limite reglementate
În e-mailul de confirmare, clientul primește un link de gestionare prin care poate modifica sau anula rezervarea cu până la 24 de ore înainte de întâlnire. Acest prag de 24 de ore poate fi setat (24, 48 sau 72 de ore), iar după expirarea timpului, opțiunea de modificare și anulare dispare automat din link. Acest lucru protejează calendarul dumneavoastră de anulările de ultim moment, oferind în același timp o soluție de autoservire pentru clienții care au într-adevăr o urgență - și dumneavoastră nu trebuie să gestionați anulările prin telefon.
Prezentare generală pentru manageri: totul într-un singur loc
Pe interfața Flowyer, managerul biroului și avocații implicați văd rezervările în trei vizualizări:
Prezentare generală: cifre cheie rapide (rezervări de azi și săptămâna aceasta, confirmări în așteptare, rata anulărilor).
Calendar: vizualizare vizuală săptămânală, în care apar rezervările proprii și ale colegilor, evenimentele din calendarele externe (inclusiv cele recurente) și evenimentele de o zi întreagă.
Rezervări: tabel filtrabil, exportabil cu toate rezervările trecute, actuale și viitoare - exportabil în CSV oricând.
În fiecare dimineață la ora 07:00, avocatul primește un e-mail de rezumat zilnic cu rezervările zilei, astfel încât să poată începe ziua fără a trebui să se conecteze la sistem.
Securitatea datelor și conformitatea GDPR
Confidențialitatea avocațială și protecția datelor sunt de importanță majoră, de aceea modulul Programare a fost creat în acest spirit. Clientul își dă consimțământul explicit pentru prelucrarea datelor la rezervare, la care poate fi atașat URL-ul propriei politici de confidențialitate a biroului. Datele rezervării sunt stocate în baza de date proprie a biroului - o bază de date separată pentru fiecare birou, strict separată. Sincronizarea cu calendarele externe (Google, Microsoft) se face prin API-ul oficial al furnizorilor, printr-un canal criptat, și transmite doar datele referitoare la evenimentul respectiv - nu și conținutul substanțial al cazurilor, documentele sau dosarele.
O funcție de securitate a domeniului încorporată ajută de asemenea biroul: dacă widgetul de rezervare este încorporat în propriul site, puteți specifica exact de pe ce domenii poate fi încărcat widgetul.
Setare simplă, rezultat imediat
Instalarea modulului necesită doar câteva clicuri:
În Flowyer, deschideți Organizator → Programare → Disponibilitate, unde puteți seta disponibilitatea săptămânală (de exemplu, „luni 9-12, marți 13-17") și durata consultației - acesta este cadrul în care clienții pot face rezervări.
În fila Încorporare, alegeți schema de culori, personalizați aspectul, apoi copiați un singur fragment de cod HTML pe propriul site - sau utilizați pur și simplu URL-ul public.
Nu este nevoie de un specialist IT, de instalarea unui software separat sau de o configurare complicată. Conectarea calendarului Google sau Microsoft 365 se face de asemenea cu câteva clicuri, iar din acel moment sincronizarea este automată și în timp real.
Concluzie
Flowyer Programare rezolvă exact problema cu care se confruntă zilnic fiecare birou de avocatură: cum să-și completeze agenda săptămânii viitoare fără a trebui să parcurgă o serie de corespondențe prin e-mail. Sistemul permite clienților să își aleagă singuri intervalul de timp în cadrul disponibilităților predefinite de dumneavoastră, sincronizează automat cu calendarele existente, reduce numărul de absențe, oferă comunicare multilingvă cu clienții și toate acestea într-un design adaptat la identitatea biroului.
Rezultatul: mai puțin timp pierdut, mai puțini clienți pierduți și o imagine modernă și profesională a biroului.
✓ Clienții pot rezerva în intervalele de timp stabilite de dumneavoastră
✓ Sincronizare în timp real cu calendarul Google și Microsoft 365
✓ E-mailuri automate de confirmare și reamintire în 5 limbi
✓ Consultație personală și online flexibil combinabilă
✓ Aspect și șabloane complet personalizabile
✓ Conformitate GDPR încorporată și securitate a domeniului
✓ Fișier calendar (.ics) și link „adăugare în Google calendar" cu un singur clic
✓ Modificare și anulare autoservire, peste pragul de 24 de ore
Programarea este disponibilă ca parte a abonamentului Flowyer pentru avocați - este suficient să setați disponibilitatea și clienții își pot completa singuri agenda săptămânii viitoare - fără apeluri telefonice și schimburi de e-mailuri.
