Contabilitate internă: distribuirea transparentă a veniturilor în firma de avocatură
5
minut
07/10/2026
Zoltán Kéri
Un client își achită factura, dar în spatele dosarului se află adesea munca mai multor colegi. Poate că un partener a adus mandatul, un alt avocat a supravegheat lucrarea din punct de vedere profesional, iar un al treilea coleg s-a ocupat de sarcinile zilnice. Între timp, biroul a asigurat suportul operațional și chiar a avansat anumite cheltuieli ale dosarului.
Când banii sosesc, este esențial să se stabilească cu precizie cui i se cuvine ce sumă. Trebuie avute în vedere cotele de repartizare, cheltuielile, TVA-ul, orele de lucru și chiar faptul că clienții pot plăti în valute diferite.
Dacă toate acestea trebuie consemnate într-un tabel Excel separat și recalculate lună de lună, decontarea internă poate deveni greu de verificat. Modulul Decontare internă de la Flowyer efectuează aceste calcule pe baza unor reguli predefinite, astfel încât repartizarea veniturilor să fie coerentă și transparentă.
De ce este important acest lucru pentru un birou de avocatură?
Decontarea internă afectează direct relațiile financiare dintre parteneri și colegi. De aceea, nu este important doar ca rezultatul final să fie corect, ci și ca pentru toți participanții să fie clar pe ce bază au fost stabilite regulile.
Situația poate deveni deosebit de complexă atunci când aceeași decontare trebuie să gestioneze simultan facturi neachitate încă, cheltuieli avansate, cotele diferiților colegi, TVA-ul și pozițiile în valută.
Flowyer leagă acest proces direct de dosare și de facturile aferente, eliminând nevoia de a ține o evidență financiară separată și paralelă.
Cum funcționează Decontarea internă?
Pentru fiecare dosar se poate stabili în prealabil ce cotă din veniturile încasate revine biroului, colegului care a adus mandatul, controlorului și avocatului care execută lucrarea.
Repartizarea are loc atunci când clientul achită efectiv factura. Sistemul ține cont de cheltuielile și orele de lucru asociate dosarului, apoi distribuie suma rămasă în funcție de cotele stabilite.
Decontările astfel obținute pot fi urmărite pe facturile virtuale, unde sumele individuale pot fi urmărite până la facturile concrete și orele de lucru din spatele lor.
Principalele avantaje
1. Cotele nu trebuie redefinite pentru fiecare factură
Cotele procentuale înregistrate o singură dată pentru dosar se pot aplica și la decontarea facturilor ulterioare. Astfel, nu mai este necesar să se decidă din nou, la sfârșitul lunii, ce cotă i se cuvine fiecărui participant.
2. Se repartizează doar venitul efectiv încasat
O factură emisă nu înseamnă încă bani încasați. De aceea, Flowyer calculează cotele doar pe baza facturilor achitate, astfel încât soldurile colegilor să nu includă sume neîncasate încă.
3. Toate pozițiile din spatele soldurilor sunt trasabile
Facturile virtuale arată cât a revenit fiecărui coleg și biroului într-o anumită perioadă. Dacă apare o întrebare legată de o sumă, decontarea poate fi urmărită până la factura originală și orele de lucru aferente.
În vizualizarea zilnică, pentru o dată selectată poate fi consultat și soldul acumulat de la începutul anului, pentru fiecare coleg și pentru întregul birou.
4. Cheltuielile nu distorsionează venitul repartizabil
Modulul gestionează separat trei tipuri de cheltuieli: cheltuielile proprii ale biroului, deducerile individuale atribuite colegilor și cheltuielile legate de dosar avansate de birou.
De exemplu, dacă biroul a plătit deja o cheltuială legată de un dosar, dar clientul nu a rambursat-o încă, această sumă reduce soldul biroului până la sosirea venitului aferent.
5. Soldul curent și soldul net final sunt vizibile separat
Soldul curent al biroului cuprinde cota sa netă proprie și TVA-ul încasat pe facturi, ținând totodată cont de cheltuielile plătite.
Sistemul afișează, de asemenea, separat soldul net final, adică suma care rămâne efectiv la birou după decontarea TVA-ului. Astfel, banii aflați la dispoziția biroului și venitul propriu efectiv sunt clar separați.
6. Se pot configura și regulile de decontare aferente
La nivel de client sau de dosar se poate indica un forfetar de cheltuieli procentual, pe care sistemul îl afișează automat printre pozițiile de facturare, în plus față de onorariu.
Se poate stabili, de asemenea, cât de des primesc colegii o notificare de sinteză privind evoluția propriului sold.
La ce folosește acest lucru în practică?
Când mai multe persoane lucrează la același dosar
Un partener senior obține mandatul, un alt avocat supraveghează dosarul din punct de vedere profesional, iar un coleg mai tânăr efectuează munca zilnică. Biroul înregistrează cotele de decontare încă de la începutul dosarului.
Când clientul achită factura, venitul este repartizat conform acestor reguli. Nu sunt necesare calcule ulterioare și nici renegocierea cotelor la fiecare factură în parte.
Când biroul facturează în mai multe valute
În cazul unei clientele internaționale, poate fi firesc ca biroul să emită facturi în valute diferite. Flowyer le gestionează în cadrul aceluiași sistem de decontare.
Securitate și protecția datelor
Decontarea internă prelucrează date financiare precum regulile de repartizare, soldurile fiecărui coleg, cheltuielile și datele privind veniturile dosarelor.
Aceste informații sunt stocate în baza de date dedicată a biroului respectiv, separat de datele altor birouri de avocatură. Modulul nu transmite datele de decontare către sisteme externe.
Configurare simplă
Pentru a începe utilizarea, biroul trebuie să stabilească cotele de repartizare pentru fiecare dosar. De atunci, sistemul efectuează decontarea pe baza facturilor achitate, a cheltuielilor aferente și a orelor de lucru.
În activitatea zilnică nu mai este nevoie de un tabel separat pentru repartizarea veniturilor și nici de înregistrarea acelorași date în mai multe locuri.
Rezumat
Scopul modulului Decontare internă de la Flowyer este ca repartizarea internă a veniturilor unui birou de avocatură să se realizeze după reguli predefinite și verificabile și ulterior. Sistemul leagă într-un singur loc cotele, cheltuielile, orele de lucru, TVA-ul și pozițiile în valută.
✓ cotele de repartizare pentru cele patru roluri participante pot fi înregistrate în prealabil
✓ cotele se generează doar pe baza facturilor efectiv achitate
✓ soldurile pot fi urmărite până la facturi și ore de lucru
✓ cheltuielile biroului, ale colegilor și ale dosarelor pot fi gestionate separat
✓ soldul curent și soldul net final sunt separate
✓ colegii pot primi rezumate periodice privind evoluția soldului lor
Dacă utilizați deja Flowyer, modulul Decontare internă este disponibil în sistem. Dacă nu folosiți încă Flowyer, dar doriți să aflați cum puteți face transparentă și fără dispute repartizarea veniturilor biroului dumneavoastră, contactați-ne pentru o prezentare gratuită!
